הנושאים החמים
בכתבה הקודמת דיברנו על הדרכים לפרק את המטרות לסדרת צעדים לעבודה בהתאם לסוג המטרות. כעת יש לנו רשימת משימות שיש לבצע בכדי להשיג את היעד הגדול.
הכנת רשימת המשימות יכולה להלחיץ: מכיוון שיש לנו רק 24 שעות ביממה, ומכיוון שאנו לא רובוטים ויש לנו צרכים של בני אדם – לא נשאר לנו מספיק זמן לבצע את כל מה שרוצים להספיק.
כאן מגיע הכלי החשוב של סדרי עדיפויות. לדעת לתעדף מבין שלל המטלות מה נכון לעשות כרגע ומה לא. לתת עדיפות וקדימות למשימות שנכון ומתאים לנו לעשות, על פני משימות שלא נותנות לנו ערך משמעותי בסופו של דבר. כאשר לא בונים סדר עדיפויות - מטפלים במשימה האחרונה שנכנסה, גם אם היא לא מצדיקה את הזמן שלנו כרגע או בכלל, ואז לא מגיעים למה שבאמת חשוב לנו.
המודל המוכר ביותר לתיעדוף משימות הוא המודל של אייזנהאואר. על פי המודל שלו יש שני גורמים שמגדירים לנו פעילות: דחיפות וחשיבות.
דחוף משמעו דורש טיפול מידי, עכשיו. הדברים הדחופים הם אלו שמשפיעים עלינו בטווח המידי. הם גלויים לעין, לוחצים, דורשי פעולה והם בדרך כלל טכניים.
את הדברים הדחופים ניתן לחלק לשני סוגים:
הדחופים–החשובים (כמו צינור מים שהתפוצץ).
והדחופים שהם חסרי חשיבות, ורק נותנים אשליה של חשיבות, כמו למשל צלצול טלפון.
מרבית האנשים לא מעלים בדעתם את האפשרות לתת לטלפון לצלצל בלי לענות. צלצול טלפון הוא דחוף, אך פעמים רבות הוא חסר חשיבות! פגישות מתארכות לאחר הסקת המסקנות, שיחות חולין באמצע עבודה משמעותית, טלפונים באמצע מטלות – פעילויות ומשימות שנותנות אשליה כאילו הן חשובות כשלמעשה הן לא. כל אלו הם דחופים חסרי חשיבות.
החשוב, לעומתו – זהו סוג הפעולות שנותן לנו תוצאות. הוא תורם למשימה, לערכים, למטרות בעלות סדר עדיפות הגבוה ומקדם להשגת היעד. כאן יכולים להיכנס, בין היתר, לימודים, סדנאות, מקורות לחידוש אנרגיה: בילוי זוגי ומשפחתי, מנוחה, העשרה רוחנית.
הנטייה האנושית היא להגיב לדברים הדחופים. דברים חשובים דורשים יוזמה רבה יותר וכאן נכנסת המשמעת העצמית בעוצמה רבה, על מנת לגרום לדברים להתרחש, ולנצל הזדמנויות העומדות בפנינו. אם אין סדר עדיפויות בחיים ולא ברור לאילו תוצאות אנו רוצים להגיע – נענה לדברים הדחופים במקום לעשות את הדברים החשובים.
כדי לסדר את הדברים – אנו מציבים את סוגי המטלות במטריצה, וכך יש לנו ארבעה סוגי מטלות:
חשוב ודחוף; חשוב ולא דחוף; לא חשוב ודחוף; לא חשוב ולא דחוף.
חשוב ולא דחוף אלו מטרות של תכנון לטווח הארוך, איתור הזדמנויות, מניעת תקלות, בניית מערכות יחסים. השאיפה היא להיות כמה שיותר כאן. זהו שלב ההשקעה.
לא חשוב ודחוף זהו החלון שגוזל לנו את מרבית הזמן. אלו דברים שגם אחרים יכולים לבצע עבורנו או שעלינו לבצע אותם בפעולה קצרה ומידית. זהו שלב ההטעיה.
לא חשוב ולא דחוף זהו שלב הבזבוז. זוטות, שיחות מסדרון, פעילויות אקראיות שלא תורמות מאום - את הפעילויות ברביע זה יש לשים בצד או לשכוח מהם.
בכתבה הבאה נרחיב על כל חלק במטריצה - איך להתמודד עם סוג הפעילויות שבו בצורה האידאלית ביותר.
הכנת רשימת המשימות יכולה להלחיץ: מכיוון שיש לנו רק 24 שעות ביממה, ומכיוון שאנו לא רובוטים ויש לנו צרכים של בני אדם – לא נשאר לנו מספיק זמן לבצע את כל מה שרוצים להספיק.
כאן מגיע הכלי החשוב של סדרי עדיפויות. לדעת לתעדף מבין שלל המטלות מה נכון לעשות כרגע ומה לא. לתת עדיפות וקדימות למשימות שנכון ומתאים לנו לעשות, על פני משימות שלא נותנות לנו ערך משמעותי בסופו של דבר. כאשר לא בונים סדר עדיפויות - מטפלים במשימה האחרונה שנכנסה, גם אם היא לא מצדיקה את הזמן שלנו כרגע או בכלל, ואז לא מגיעים למה שבאמת חשוב לנו.
המודל המוכר ביותר לתיעדוף משימות הוא המודל של אייזנהאואר. על פי המודל שלו יש שני גורמים שמגדירים לנו פעילות: דחיפות וחשיבות.
דחוף משמעו דורש טיפול מידי, עכשיו. הדברים הדחופים הם אלו שמשפיעים עלינו בטווח המידי. הם גלויים לעין, לוחצים, דורשי פעולה והם בדרך כלל טכניים.
את הדברים הדחופים ניתן לחלק לשני סוגים:
הדחופים–החשובים (כמו צינור מים שהתפוצץ).
והדחופים שהם חסרי חשיבות, ורק נותנים אשליה של חשיבות, כמו למשל צלצול טלפון.
מרבית האנשים לא מעלים בדעתם את האפשרות לתת לטלפון לצלצל בלי לענות. צלצול טלפון הוא דחוף, אך פעמים רבות הוא חסר חשיבות! פגישות מתארכות לאחר הסקת המסקנות, שיחות חולין באמצע עבודה משמעותית, טלפונים באמצע מטלות – פעילויות ומשימות שנותנות אשליה כאילו הן חשובות כשלמעשה הן לא. כל אלו הם דחופים חסרי חשיבות.
החשוב, לעומתו – זהו סוג הפעולות שנותן לנו תוצאות. הוא תורם למשימה, לערכים, למטרות בעלות סדר עדיפות הגבוה ומקדם להשגת היעד. כאן יכולים להיכנס, בין היתר, לימודים, סדנאות, מקורות לחידוש אנרגיה: בילוי זוגי ומשפחתי, מנוחה, העשרה רוחנית.
הנטייה האנושית היא להגיב לדברים הדחופים. דברים חשובים דורשים יוזמה רבה יותר וכאן נכנסת המשמעת העצמית בעוצמה רבה, על מנת לגרום לדברים להתרחש, ולנצל הזדמנויות העומדות בפנינו. אם אין סדר עדיפויות בחיים ולא ברור לאילו תוצאות אנו רוצים להגיע – נענה לדברים הדחופים במקום לעשות את הדברים החשובים.
כדי לסדר את הדברים – אנו מציבים את סוגי המטלות במטריצה, וכך יש לנו ארבעה סוגי מטלות:
חשוב ודחוף; חשוב ולא דחוף; לא חשוב ודחוף; לא חשוב ולא דחוף.
חשוב ודחוף זהו השלב שבו אנו נמצאים רוב הזמן. זהו המקום של כיבוי שרפות והרצת השוטף. סוגי הפעילויות הן משברים, בעיות דוחקות הדורשות עמידה בלוח זמנים. זהו שלב העבודה.חשוב ולא דחוף אלו מטרות של תכנון לטווח הארוך, איתור הזדמנויות, מניעת תקלות, בניית מערכות יחסים. השאיפה היא להיות כמה שיותר כאן. זהו שלב ההשקעה.
לא חשוב ודחוף זהו החלון שגוזל לנו את מרבית הזמן. אלו דברים שגם אחרים יכולים לבצע עבורנו או שעלינו לבצע אותם בפעולה קצרה ומידית. זהו שלב ההטעיה.
לא חשוב ולא דחוף זהו שלב הבזבוז. זוטות, שיחות מסדרון, פעילויות אקראיות שלא תורמות מאום - את הפעילויות ברביע זה יש לשים בצד או לשכוח מהם.
בכתבה הבאה נרחיב על כל חלק במטריצה - איך להתמודד עם סוג הפעילויות שבו בצורה האידאלית ביותר.
